Mutualiser les véhicules de service peut permettre de mieux utiliser une flotte et d’en maîtriser les coûts. Encore faut-il partir des besoins réels des collaborateurs, choisir les bons équipements et accompagner les usages. Voici les six étapes pour réussir un projet d’autopartage en entreprise.
1. Auditer les usages avant de toucher à la flotte
Le réflexe serait de commencer par le nombre de voitures à partager. Or, le point de départ est ailleurs : qui se déplace, pour quelles missions, à quels horaires et avec quel véhicule ? Un état des lieux doit porter sur :
- les kilométrages
- les durées d’immobilisation
- les pics de réservation
- les déplacements inter-sites
- les alternatives disponibles.
Il faut aussi distinguer les véhicules de service, mobilisables pour des missions des véhicules de fonction éventuellement assortis d’un usage privé. Les règles sociales et contractuelles ne sont pas identiques. Dans certains métiers (maintenance, interventions d’urgence, transport de matériel…) une affectation permanente reste justifiée.
Enfin, l’audit financier doit intégrer le TCO : loyers ou amortissements, énergie, assurance, entretien, sinistres, parking et temps consacré à la gestion. C’est cette base qui permettra de mesurer les effets de l’autopartage, plutôt qu’une simple comparaison du nombre de véhicules.
2. Définir les besoins et dimensionner la flotte cible
Le nombre de salariés ne suffit pas à li seul à fixer la taille du parc. Le bon indicateur est le nombre de besoins simultanés, observés sur des semaines représentatives. Car, de toute évidence, dix véhicules utilisés chacun deux heures par semaine ne correspondent pas au même besoin que dix véhicules sollicités tous les mardis à 9 heures.
Aussi, l’entreprise doit classer les trajets par durée, distance, chargement et niveau de prévisibilité. Elle peut ensuite construire plusieurs scénarios :
- mutualiser une partie des véhicules
- conserver certains véhicules dédiés
- couvrir les pointes exceptionnelles par la LCD ou par les transports en commun.
Un véhicule partagé trop rarement reste coûteux quand, à l’inverse, une flotte trop réduite crée des refus de réservation. Pour approfondir cette étape, Qomob détaille les critères dans son guide de dimensionnement d’une flotte d’autopartage.
3. Choisir les véhicules et préparer l’installation
Citadines électriques pour les trajets courts, berlines pour les longues distances, utilitaires pour les besoins techniques : la composition du parc ne découle évidemment pas d’un modèle unique mais des différentes missions possibles. Certes, une électrification peut accompagner le projet, mais à condition de vérifier au préalable les distances réellement parcourues, les temps de stationnement et les possibilités de recharge.
Le déploiement suppose aussi de préparer :
- des emplacements identifiés
- l’accès au parking
- les bornes si nécessaire
- la signalétique
- les procédures en cas de panne.
Pour éviter les mauvaises surprises, il s’agit également d’anticiper la puissance électrique disponible, le partage éventuel des bornes et le délai de remise en service d’un véhicule.
Enfin, l’entreprise doit également vérifier que son contrat d’assurance est adapté à une utilisation partagée par plusieurs conducteurs et que les garanties d’assistance et de prise en charge des sinistres correspondent aux usages prévus.
4. Déployer une technologie simple pour les utilisateurs
Aujourd’hui, une solution d’autopartage opérationnelle doit associer véhicules, application, services d’exploitation et outils de pilotage, l’intérêt pour l’entreprise étant de limiter la charge quotidienne tout en conservant une vision des usages.
En clair, elle doit permettre de réserver un créneau, d’identifier le véhicule, de gérer les droits d’accès, de signaler un incident et de connaître les disponibilités. L’ouverture sans clé et le suivi des usages peuvent également simplifier l’exploitation. Attention toutefois à la protection des données personnelles.
Selon les recommandations de la CNIL, les informations collectées doivent en effet rester proportionnées aux besoins de gestion. Les salariés doivent être informés, et la géolocalisation ne peut devenir un outil de surveillance permanente. Lorsque le dispositif le nécessite, le CSE doit aussi être consulté avant son déploiement.
##5. Tester le service et embarquer les salariés
Conditions de réservation, restitution, recharge, assurance, constat, retard ou encore conduite à tenir en cas de véhicule indisponible… Les premiers utilisateurs doivent impérativement connaître les règles. Mieux vaut donc démarrer avec une équipe pilote, puis corriger les irritants avant d’élargir à l’ensemble des collaborateurs.
De même, une démonstration courte de l’application, des consignes visibles sur le parking et un référent interne faciliteront les premiers trajets. Bien sûr, expliquer l’objectif du projet est essentiel !
6. Piloter les résultats et ajuster le dispositif
Après la mise en service, un suivi confrontera les économies attendues aux usages constatés. Parmi les indicateurs utiles figurent :
- le taux d’utilisation
- les demandes non satisfaites
- le coût par trajet ou par kilomètre
- la ponctualité des retours
- la disponibilité des véhicules
- la satisfaction des salariés.
Concrètement, si les demandes refusées se concentrent chaque mercredi matin, il peut être plus efficace d’ajuster les créneaux ou d’ajouter ponctuellement un véhicule plutôt que d’augmenter toute la flotte. À l’inverse, une voiture constamment immobilisée devra faire l’objet d’un réexamen.
Bref, alors que les pouvoirs publics préparent une expérimentation nationale d’ouverture de flottes professionnelles à l’autopartage, dont le démarrage est prévu au plus tard au premier trimestre 2027, l’enjeu pour les entreprises reste de mesurer les bénéfices réels de la mutualisation.
Les 3 erreurs à éviter
Trois erreurs reviennent souvent :
1. Dimensionner la flotte à partir d’une moyenne plutôt que des pics
2. Déployer un outil sans former les équipes
3. Annoncer des économies avant d’avoir mesuré les usages.
Un bon projet combine donc audit, adaptation et suivi continu.
