Autopartage en entreprise : Comment dimensionner une flotte adaptée à vos besoins ?

L’autopartage en entreprise consiste à partager une flotte entre plusieurs collaborateurs. Mais pour bien la dimensionner, quelques nécessités s’imposent qui éviteront toute erreur coûteuse.

Pourquoi dimensionner sa flotte sur les usages réels ?

Passer à l’autopartage ne consiste pas à rendre tous les véhicules accessibles. Il s’agit avant toute autre chose de comprendre quand, comment et pourquoi les collaborateurs utilisent une voiture. C’est d’ailleurs là tout l’intérêt de l’autopartage en entreprise : passer d’une logique d’attribution à une logique d’usage.

Un véhicule affecté à un salarié peut rester inutilisé une grande partie de la journée, voire plusieurs jours, tout en continuant à générer loyer ou amortissement, assurance, entretien, stationnement et fiscalité. Une flotte mutualisée cherchera au contraire à augmenter le taux d’usage de chaque véhicule tout en maintenant un niveau de disponibilité satisfaisant.

Dans son guide consacré à l’autopartage B2B, Qomob indique ainsi observer (dans ses configurations de référence) des taux d’utilisation de 45 à 60% après mutualisation, contre 12 à 15% auparavant. Une réduction du parc de l’ordre de 30% peut même être atteinte dans certains projets. Attention : Ces résultats ne constituent évidemment pas une règle universelle. Ils dépendent fortement de l’activité, des horaires, des implantations et des besoins des collaborateurs.

Les données à analyser

Avant de supprimer, remplacer ou ajouter des véhicules, mieux vaut disposer de plusieurs semaines de données représentatives. Ces trois postes sont à étudier pendant plusieurs semaines

1- Le taux d’utilisation

• Combien de temps chaque véhicule est-il réellement utilisé ?

Le taux peut être calculé en comparant les périodes pendant lesquelles le véhicule est réservé ou en déplacement avec ses plages théoriques de disponibilité.

Ainsi, un véhicule très peu sollicité peut signaler une flotte surdimensionnée. À l’inverse, viser un taux proche de 100% serait contre-productif. Et pour cause : il n’existerait pratiquement plus aucune marge pour absorber une demande imprévue, un retard, un entretien ou une immobilisation.

• Observer la répartition des utilisations.

Trois véhicules utilisés chacun 30% du temps ne répondent pas nécessairement au même besoin que trois véhicules très sollicités un jour et presque jamais un autre jour de la semaine.

Le bon indicateur n’est donc pas seulement le taux moyen, mais aussi la simultanéité des réservations.

2- Le kilométrage parcouru et la durée des trajets

Deux véhicules peuvent parcourir 15 000 kilomètres par an tout en présentant des profils très différents. Le premier peut effectuer plusieurs petits déplacements chaque jour. Le second peut être immobilisé pendant plusieurs journées complètes pour des déplacements longue distance.

Il faut donc croiser :

• la distance parcourue
• la durée moyenne d’immobilisation du véhicule
• le nombre de réservations
• la fréquence des déplacements et leur destination.

Et cette analyse devient encore plus importante avec une flotte électrique. Un véhicule effectuant quotidiennement 40 ou 60 kilomètres pourra généralement être rechargé facilement sur site quand un modèle affecté à des journées de plusieurs centaines de kilomètres nécessitera une organisation différente de la recharge.

3- Les Pics de demande

Voilà sans doute l’un des indicateurs les plus importants. Une moyenne mensuelle peut donner l’impression que dix voitures suffisent largement. Pourtant, si quinze collaborateurs en ont besoin simultanément, le service risque de devenir rapidement source de frustration.

Il faut donc nécessairement identifier les périodes pendant lesquelles les réservations se chevauchent : jour de la semaine, heure de départ, durée d’utilisation, saisonnalité ou événements particuliers.

L’objectif n’est pas forcément de posséder suffisamment de véhicules pour absorber le pic exceptionnel rencontré une fois par an, mais à couvrir correctement les pics récurrents.

Combien de véhicules prévoir ?

Il n’existe pas de formule universelle. Une entreprise de 100 personnes dont une grande partie travaille sur site ou utilise le train peut avoir besoin de moins de véhicules qu’une structure de 40 salariés réalisant quotidiennement des rendez-vous clients.

Le dimensionnement peut donc partir du nombre maximal de demandes simultanées observées lors des périodes représentatives, puis intégrer une marge permettant d’absorber les aléas comme l’entretien, les sinistres, les retards ou les besoins imprévus.

Reste ensuite à déterminer s’il faut conserver une marge supplémentaire ou couvrir certains pics par une solution externe : location courte durée, taxi, VTC, transports collectifs ou autre mode de déplacement.

L’autopartage en entreprise ne cherche donc pas à disposer du plus petit parc possible. Il cherche le meilleur équilibre entre coût, disponibilité et qualité de service.

Quel mix de véhicules choisir ?

Dimensionner la flotte ne consiste pas seulement à déterminer le bon nombre de véhicules. Encore faut-il disposer des bons modèles. Reste donc à se baser sur les missions réellement réalisées, plutôt que de reproduire automatiquement celle de l’ancienne flotte. Tout particulièrement lors d’une électrification.

Et pour cause : il n’est pas forcément nécessaire que tous les véhicules offrent une autonomie maximale si l’essentiel des trajets ne dépasse pas quelques dizaines de kilomètres.

Une flotte bien pensée peut, par exemple, associer une majorité de véhicules compacts destinés aux usages courants, quelques véhicules offrant davantage d’autonomie et quelques utilitaires réservés aux missions spécifiques.

Comment ajuster la flotte dans le temps ?

Le dimensionnement initial n’est (heureusement) jamais définitif. Une réorganisation, un nouveau site, l’arrivée d’une équipe commerciale, le télétravail ou encore une modification des horaires peuvent – plus ou moins rapidement – faire évoluer les besoins.

Concrètement, une voiture affichant un très faible taux d’usage peut devenir candidate à la restitution. À l’inverse, une multiplication des demandes non satisfaites justifiera l’ajout d’un véhicule ou une modification du système de réservation.

L’intérêt d’une plateforme d’autopartage n’est donc plus à démontrer. Elle permet de disposer de solides données permettant de suivre la flotte dans la durée.

5 erreurs à éviter

1- Raisonner uniquement en nombre de salariés

Deux entreprises comptant le même effectif peuvent avoir des besoins de mobilité radicalement différents.

2.  Dimensionner la flotte sur la moyenne

A l’inverse, ce sont surtout les périodes de demandes simultanées qui permettent de déterminer le niveau de disponibilité nécessaire.

3. Supprimer trop rapidement tous les véhicules individuels

Collaborateurs réalisant de très nombreux kilomètres, techniciens transportant du matériel, salariés d’astreinte… certains métiers peuvent justifier une affectation permanente.

4. Choisir un parc trop homogène

Dix citadines parfaitement adaptées à 80% des déplacements ne permettront pas forcément de couvrir les 20% de missions nécessitant un utilitaire ou davantage d’autonomie.

5. Oublier les infrastructures

Dans le cas d’une flotte électrique, le dimensionnement doit évidemment  intégrer la puissance disponible sur le site, les temps d’immobilisation et les possibilités de recharge.

FAQ : Autopartage en entreprise

Quel taux d’utilisation viser pour une flotte en autopartage ?

Il n’existe pas de taux idéal applicable à toutes les entreprises. Un taux trop faible peut révéler un parc surdimensionné, tandis qu’un taux proche de 100% risque de provoquer des indisponibilités. L’objectif consister donc à augmenter l’utilisation des véhicules tout en conservant une marge suffisante pour absorber les retards, l’entretien et les demandes imprévues.

Sur quelle durée faut-il analyser les usages avant de dimensionner la flotte ?

L’analyse doit porter sur plusieurs semaines représentatives de l’activité. Elle doit couvrir les différents jours de la semaine, les horaires de départ, la durée des réservations et les éventuels pics récurrents. Si l’activité est saisonnière, mieux vaut également comparer plusieurs périodes de l’année avant de réduire le parc.

Faut-il mutualiser tous les véhicules de l’entreprise ?

Non. Certains véhicules peuvent rester attribués lorsqu’ils sont indispensables à une fonction précise. L’autopartage peut parfaitement cohabiter avec des véhicules affectés et des solutions de mobilité externes.

Quelle marge de sécurité prévoir dans une flotte partagée ?

Tout dépend du nombre maximal de réservations simultanées mais aussi de la fréquence des pics. Quoiqu’il en soit, elle doit permettre de faire face aux immobilisations, aux retards et aux besoins non planifiés. Les pointes exceptionnelles peuvent aussi être couvertes par la LCD, un taxi ou un VTC.

Quels indicateurs suivre après le déploiement de l’autopartage ?

Les principaux indicateurs sont le taux d’utilisation par véhicule, le nombre de réservations, les demandes non satisfaites, les périodes de simultanéité, le kilométrage, la durée moyenne des trajets et le coût par kilomètre. Pour une flotte électrique, il faut également suivre les temps de recharge, la disponibilité des bornes et le niveau de charge au départ.